Persoonlijke klantenbegeleiding vraagt tijd, aandacht en structuur. Zeker wanneer je verder wilt gaan dan het begeleiden van standaard koperskeuzes. WE-LIV-IN begeleidt kopers vanaf de verkoop tot en met de voorlopige oplevering en denkt daarbij tot in de details mee over hun toekomstige woning. Van de positie van meubels en lichtpunten tot de praktische inrichting van een ruimte: elke keuze wordt bekeken vanuit de woning én vanuit de toekomstige bewoner. Om die persoonlijke aanpak ook bij grotere projecten en grotere aantallen kopers te kunnen blijven garanderen, werkt WE-LIV-IN al jarenlang met Volgjewoning.
Klantenbegeleiding met oog voor detail
WE-LIV-IN is actief in heel België en focust zich enerzijds op totaalprojecten, nieuwbouw, renovatie en anderzijds klantenbegeleiding voor residentiële projecten van projectontwikkelaars en aannemers.
Binnen die begeleiding staat kwaliteit centraal. Vanuit haar achtergrond als interieurarchitect / bouwkundige kijkt Wendy verder dan de klassieke technische keuzes.
“Wij denken echt mee met de mensen. Wij adviseren of de wensen haalbaar zijn en halen het maximale resultaat er uit”.
Het doel is duidelijk: een thuis realiseren die niet alleen technisch klopt, maar ook aansluit bij de manier waarop de toekomstige bewoners er daadwerkelijk zullen leven.
Die persoonlijke aanpak vraagt tijd. Daarom is een efficiënt en gestructureerd proces eromheen essentieel.
Van handmatig werken naar een gestructureerd proces
Voor de implementatie van Volgjewoning verliep de opvolging grotendeels handmatig. Communicatie kwam binnen via één centrale mailbox, plannen werden via WeTransfer gedeeld met leveranciers en documenten moesten afzonderlijk worden verstuurd, gedownload, verwerkt en gearchiveerd.
Ook de voortgang van dossiers werd bijgehouden in Excel. Er moest voortdurend worden nagegaan welke keuzes al waren ontvangen, welke documenten nog ontbraken en wat nog moest worden opgevolgd. Het gevolg was veel administratie en veel afzonderlijke handelingen om alles volgens de workflow te laten verlopen.
Wendy vat die vroegere werkwijze treffend samen:
“Het was volledige work overload om het overzicht te bewaren.”
Eén vaste structuur voor elk project
Vandaag werkt WE-LIV-IN al ruim acht jaar met Volgjewoning als centrale werkomgeving.
Communicatie, documenten, notificaties en de voortgang van dossiers worden binnen één vaste structuur beheerd. Hierdoor hoeft informatie niet langer verspreid over mailboxen, bestanden en verschillende overzichten te worden gezocht.
Die structuur zorgt niet alleen voor meer efficiëntie, maar maakt het ook mogelijk om de dienstverlening verder op te schalen. Alsook de toonzalen komen in aanmerking met de werkwijze.
“We kunnen meer kopers begeleiden en grotere projecten opstarten. We hebben een bepaalde structuur opgezet in Volgjewoning, waardoor we altijd op dezelfde efficiënte manier werken.”
Ook andere betrokken partijen, zoals toonzalen en projectpartners, kunnen binnen diezelfde structuur samenwerken. Zo is voor alle partijen duidelijk welke informatie beschikbaar is en wat de actuele status van een dossier is.
Minder administratie, meer aandacht voor de koper.
De meerwaarde zit niet in één afzonderlijke functionaliteit, maar in de combinatie van verschillende processen die eenvoudiger en overzichtelijker worden.
Digitale ondertekening beperkt het heen-en-weer sturen van documenten. Vragen van kopers kunnen rechtstreeks via het platform worden gesteld en blijven centraal beschikbaar. Daardoor gaat informatie en communicatie niet verloren waardoor het begeleidingsproces transparant en overzichtelijk blijft. En precies daar ligt volgens WE-LIV-IN de kern van kwalitatieve klantenbegeleiding.
Ook voor de koper zorgt structuur voor rust
Een gestructureerd proces maakt niet alleen het werk van het begeleidingsteam efficiënter. Ook de koper ervaart meer duidelijkheid en houvast. Kopers weten welke stappen op welk moment van hen worden verwacht en kunnen documenten en informatie eenvoudig terugvinden.
“De kopers hebben een overzichtelijk stappenplan. Ze weten perfect wat ze moeten doen.”
Ook voor kopers die minder vertrouwd zijn met digitale platformen werkt die duidelijke structuur volgens hen goed. De vaste werkwijze en overzichtelijke opbouw zorgen voor herkenbaarheid en eenvoud.
Volgjewoning mee naar de bouwplaats
De digitale werkwijze stopt bovendien niet aan het bureau. Dankzij de mobiele toepassing kan iedereen van WE-LIV-IN ook op de werf over alle relevante informatie beschikken. Tijdens werfbezoeken, overlegmomenten en opleveringen hebben ze de nodige gegevens rechtstreeks bij de hand.
“Als wij op de werf zijn, bijvoorbeeld bij een oplevering, kunnen we gewoon onze telefoon of tablet meenemen en alle informatie direct zien.”
Dat maakt het mogelijk om ook op locatie snel en onderbouwd te schakelen.
Wat betekent Volgjewoning voor WE-LIV-IN?
Op die vraag heeft Wendy van WE-LIV-IN een kort en duidelijk antwoord:
“Structuur. Dat is het woord.”
Voor WE-LIV-IN betekent die structuur dat het team grotere projecten en meer kopers kan begeleiden, zonder daarbij de persoonlijke aanpak uit het oog te verliezen.
Want kwalitatieve klantenbegeleiding draait uiteindelijk niet alleen om het verwerken van keuzes of documenten. Het draait om tijd maken voor de koper, meedenken, vooruitkijken en ervoor zorgen dat iedere beslissing past binnen het grotere geheel van de woning en hun wensen.
Door de processen daaromheen efficiënt te organiseren, creëert WE-LIV-IN meer ruimte voor wat volgens hen écht het verschil maakt: persoonlijke, deskundige en kwalitatieve klantenbegeleiding.
